E-sprawozdania finansowe podstawy działania, reformy i elektroniczne ułatwienia dla podatników

Pod koniec 2018 roku ustawodawca zdecydował, że już dość sprawozdań finansowych w formie papierowej. Taka reforma miała spowodować usprawnienie pracy organów podatkowych i szybsze wykrywanie ewentualnych nieprawidłowości. Czy reforma zadziałała? Jak wygląda praca nad e-sprawozdaniem? Gdzie i za pomocą jakich systemów podatnicy składają e-deklaracje? Czy jest możliwość skorzystania z jednego rozwiązania dla wszystkich e-sprawozdań?

Zasady przygotowywania sprawozdań finansowych

Zgodnie z zasadami ustawy o rachunkowości (Ustawa z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości Dz.U.2019.351 t.j. z dnia 2019.02.22), sprawozdanie finansowe sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, o którym mowa w art. 12 ust 2 ustawy o rachunkowości (na początek każdego następnego roku obrotowego), a także na inny dzień bilansowy, stosując odpowiednie zasady wyceny aktywów i pasywów oraz ustalaniu wyników finansowych (z odpowiednimi zastrzeżeniami). Zgodnie z aktualnym brzmieniem ustawy o rachunkowości (art. 45 ust. 1f.), sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.

E-sprawozdania finansowe

Gdzie należy złożyć e-sprawozdanie?

Zgodnie z reformą e-sprawozdań finansowych, wprowadzono nowe zasady wskazujące gdzie podatnik powinien złożyć e-sprawozdanie w formie elektronicznej. Zgodnie z nimi należy przygotować i złożyć je, odpowiednio:

  • do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) w przypadku jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego przez Ministra Sprawiedliwości;
  • do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) dla podatników podatku dochodowego od osób fizycznych, które prowadzą księgi rachunkowe i mają obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych;
  • do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej – podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych, niewpisani do rejestru przedsiębiorców KRS, obowiązani do sporządzenia sprawozdania finansowego.

Ułatwienia elektroniczne dla podatników

Jak widać już na początku rozpoznawania sprawy pracy nad elektronicznymi e-sprawozdaniami podatkowymi, podatnicy muszą przyswoić i zastosować bardzo wiele nowych przepisów, reguł i umiejętności. Poczynając od nowych dokumentów elektronicznych, przez aspekty związane z koniecznością składania podpisów elektronicznych, zaufanych lub osobistych, wreszcie pamiętając gdzie i przez jaki system dokumenty należy złożyć. To szczególnie dla podmiotów, które na co dzień nie zajmują się pracą z finansami czy księgowością – może być bardzo trudne. W takim przypadku rozwiązaniem może być skorzystanie ze specjalnych aplikacji, do przygotowywania e-sprawozdań. Dobre programy tego typu pozwalają na import i gromadzenie danych z innych plików, następnie skompletowanie pełnego sprawozdania finansowego i wreszcie przekształcenia ich i wypełnienia odpowiednich formularzy. Na koniec, aplikacja powinna umożliwiać dostarczenie ich elektronicznie do odpowiednich organów. Takie rozwiązanie może pomóc podatnikowi skupić się na poprawnym wypełnieniu e-sprawozdania, bez konieczności jednoczesnego weryfikowania aspektów technicznych pracy.